Avräkningsnota och dokumentation vid skrotförsäljning

När ni säljer metallskrot till en skrotgård är det skrotgården som väger in materialet och utfärdar en avräkningsnota. Det är ert primära kvitto på transaktionen — och ett viktigt dokument vid revision, skattedeklaration och avfallsdokumentation. Här går vi igenom vad en avräkningsnota ska innehålla och hur ni hanterar dokumentationen på rätt sätt.

Vad är en avräkningsnota?

En avräkningsnota är ett handelsdokument som skrotgården ställer ut till er (säljaren) efter att materialet vägts in. Den sammanfattar vad som mottagits, i vilka mängder och till vilket pris per fraktion.

I momsrättslig mening kan avräkningsnotan ersätta säljarens faktura — förutsatt att skrotgården och säljaren kommit överens om detta och att notan uppfyller samma formkrav som en faktura. Det är en vanlig hantering i skrotbranschen just för att det är mottagaren, inte säljaren, som har den exakta vikten.

Vad ska en avräkningsnota innehålla?

En korrekt avräkningsnota ska som regel innehålla:

Datum för invägningstillfället
Säljarens namn och organisationsnummer
Skrotgårdens namn, organisationsnummer och momsregistreringsnummer
Säljarens momsregistreringsnummer (SE-nummer)
Materialbeskrivning per fraktion — t.ex. järnskrot, blandat aluminium, koppar
Invägd vikt per fraktion (i kilo eller ton)
Pris per kilo/ton per fraktion
Belopp per fraktion och totalt belopp
Angivelse om omvänd skattskyldighet — “omvänd betalningsskyldighet” eller hänvisning till mervärdesskattelagen (om reglerna är tillämpliga)
Inget momsbelopp vid omvänd skattskyldighet — beloppet anges exklusive moms

Läs mer om hur momsen hanteras i vår artikel om omvänd skattskyldighet på skrot.

Hur går vägningen till?

Skrotgården väger materialet på en kalibrerad våg. Välrenommerade anläggningar har godkänd handelsvåg med periodisk kontroll av Swedac eller annan ackrediterad aktör.

Vanliga upplägget:

Ni kör eller levereras container/bil med skrot till skrotgårdens invägningsterminal
Fordonet vägs brutto (inkl. fordon och material)
Materialet lossas och fordonet vägs tara (tomt fordon)
Nettovikten = brutto minus tara — det är denna vikt som avräknas

Vid container som hämtats av skrotgården vägs containern på plats hos dem, antingen på markplan eller på en överfart-brygga. Ni bör alltid fråga om ni kan få en kopia av vägkvittot som underlag till avräkningsnotan.

Varför är spårbarhet viktigt?

Spårbarhet är centralt av tre skäl:

1. Skattemässigt underlag

Avräkningsnotan är ert underlag för att redovisa intäkten i bokföringen. Saknas den kan Skatteverket begära komplettering vid revision.

2. Avfallsdokumentation

Har materialet klassats som avfall (vilket det normalt gör) ingår avräkningsnotan som del av er avfallsdokumentation. För farliga fraktioner gäller dessutom krav på anteckning och rapportering till Naturvårdsverkets avfallsregister. Läs mer om detta i vår artikel om avfallsregister och farligt avfall.

3. Miljötillsyn

Vid en tillsyn från kommunens miljöförvaltning eller länsstyrelsen kan ni behöva visa att materialet lämnats till en aktör med rätt tillstånd. Avräkningsnotan — tillsammans med transportdokumentet — är ert bevis.

Vad bör ni spara och hur länge?

Grundregeln är sju år för räkenskapsinformation (bokföringslagen), men för avfallsdokumentation gäller minst tre år (avfallsförordningen). Spara längre om ni är osäkra — det kostar ingenting att behålla ett digitalt dokument.

Spara följande:

Avräkningsnota (original eller kopia, gärna digitalt)
Vägkvitto som underlag till avräkningsnotan
Transportdokument för farligt avfall (om tillämpligt)
Eventuellt mottagningsbevis från skrotgården

Vad händer om avräkningsnotan saknar uppgifter?

Om ni upptäcker att en avräkningsnota ni fått saknar obligatoriska uppgifter — exempelvis momsregistreringsnummer eller angiven omvänd skattskyldighet — bör ni kontakta skrotgården och begära en rättad version. En ofullständig nota kan inte användas som underlag för momsredovisningen och riskerar att ifrågasättas vid revision.

Praktiska råd

Be alltid om avräkningsnota på plats eller direkt per e-post — vänta inte flera veckor
Kontrollera att vikterna ser rimliga ut mot er egen uppskattning; stora avvikelser bör utredas
Digitalisera era notor — scanna och spara i ett strukturerat arkiv med datum och leverantörens namn
Koppla notan till er bokföringspost så att revisorn enkelt kan följa transaktionen

Sammanfattning

Avräkningsnotan är ett centralt dokument vid skrotförsäljning — det är skrotgårdens kvitto på er affär och underlag för er bokföring, momsredovisning och avfallsdokumentation. Kontrollera att den innehåller alla obligatoriska uppgifter, spara den strukturerat och arkivera i minst tre till sju år beroende på regelverket.

Vill ni sälja industriskrot och få dagsaktuella priser från flera uppkopplade skrotgårdar? Gör EN förfrågan via nätverket på industriskrot.se — ni jämför anbud och väljer den skrotgård som passar er bäst. Kostnadsfritt och utan förpliktelser. Begär offert och kom igång idag.